首次申报出口退税时，企业完成系统申报后并不会立即收到退税款项，税务部门通常会安排专项人员开展实地核验工作。
值得注意的是，部分地区虽会先行办理退税款拨付，但后续仍会开展实地核验，因此无论流程如何调整，首次退税申请均必然设计实地核查环节。这一环节至关重要，直接关系到企业后续退税流程的顺畅性与合规性。
实地核查的核心意义在于全方位验证企业经营的真实性与合规性，确保企业具备实际的经营资质与运营能力，杜绝空壳企业违规申领退税的情况，既保障国家税收安全，也维护市场公平竞争环境。通过核验，税务部门可直观确认企业是否存在真实经营行为，避免虚假贸易、空壳套利等风险，为后续退税审核提供关键依据。
一、真实性核验
主要围绕三大维度展开：
其一，经营场所真实性，重点核查企业是否有固定的办公场地，场地规模是否与申报业务量相匹配，是否存在虚构地址或共用场地等异常情况；
其二，人员配置完备性，通过查看劳动合同、社保缴纳记录、工资发放凭证等，确认企业是否有稳定的员工团队，关键岗位（如财务、外贸业务人员）是否在岗履职；
其三，业务资料一致性，比对合同、报关单、物流单据、银行流水等资料，验证业务逻辑是否连贯，是否存在单据造假或业务虚构的嫌疑。
二、注意事项
1.企业需确保注册登记地址与实际经营场所完全一致，若存在地址不符情况，须及时完成工商变更登记，待注册信息与实际经营地址完全匹配后，方可正式申报出口退税；
2.出口退（免）税备案资料中预留的联系电话，必须确保可随时联络到具体经办出口退税业务的相关人员。首次申报出口退税后，企业需特别注意保持通讯畅通，以便税务部门在必要时能及时沟通核实信息。
3.出口企业法定代表人或主要负责人需掌握企业出口业务的相关信息，对业务模式、合作方、交易流程等关键信息做到清晰了解，避免出现对业务细节一问三不知的情况。同时，代理出口业务需严格遵循规范操作流程，明确区分代理与自营性质，杜绝将代理出口业务操作成“假自营”的合规风险。
4.出口业务相关的财务核算、税务处理及纳税申报工作，必须做到数据准确、逻辑严谨。对已发现的账务处理错误或申报偏差，企业需在申报前主动完成修正，确保所有财务及税务信息真实反映业务实质。
5.申报出口退税前，企业需提前完成相关单证的备案工作，并对备案单据的完整性、逻辑性进行全面核查。对发现的单证错误或潜在矛盾点，应及时纠正并补充完善；针对可能引发税务部门质疑的业务环节，需提前准备详细的情况说明及客观的证明材料，确保退税申报的合规性与流畅性。
三、哪些情形会引起税务机关实地核查？
除上述的首次申报出口退税外，以下5种情形也容易导致税务机关进行实地核查：
（一）委托代办退税备案但未进行首次申报实地核查的生产企业
1.基础信息一致性核查
企业需确保其工商登记信息、实际经营状况等基础资料，与出口退（免）税备案内容完全一致，包括但不限于企业名称、注册地址、经营范围、法定代表人等关键信息，避免出现备案信息与实际运营脱节的情况。
2.经营要素匹配性核查
企业的生产经营场所规模、生产设备配置、人员结构及专业能力等经营要素，需与其申报的出口退（免）税业务类型、规模及产品特性相匹配。例如，生产型企业需具备与申报出口商品对应的生产线、技术工人及质量管控体系，确保具备实际生产能力。
3.生产能力实质性核查
针对采用免抵退税办法申报退（免）税的企业，以及委托代办退税的生产企业，核查重点在于其是否具备与申报出口货物直接相关的实际生产能力。需通过现场查看生产设备运行状态、原材料采购记录、生产流程文档等，验证企业是否存在真实生产行为，杜绝“无生产能力空壳企业”套取退税的情况。
4.财务核算合规性核查
企业财务制度需健全完善，会计核算需符合《企业会计准则》及税务部门相关要求，包括但不限于：收入确认、成本核算是否规范；出口退税相关账目是否清晰可查；税务申报数据与财务报表、银行流水等是否一致。对发现的财务处理错误或合规瑕疵，需在申报前主动整改。
5.单证备案规范性核查（委托代办退税企业除外）
除委托代办退税的生产企业外，其他企业需确保出口货物已按规定完成单证备案，包括但不限于出口合同、报关单、物流单据、发票等，且备案单证需内容完整、逻辑严密，与实际出口业务一一对应。
6.委托代办退税专项核查（针对委托代办退税备案企业）
对委托代办退税备案的生产企业，还需重点核查以下内容：
（1）出口合同真实性：已与境外单位或个人签订正式出口合同，合同条款需明确货物规格、数量、价格、交付方式等关键信息，且与报关数据、收款记录等一致；
（2）综合服务协议合规性：已与外贸综合服务企业签署《外贸综合服务合同（协议）》，协议需明确约定由外贸综合服务企业提供报关报检、物流、代办退税、结算等综合服务，并清晰界定双方在出口业务中的权利、义务及法律责任，避免责任模糊导致的税务风险。
（二）生产企业对外提供加工修理修配劳务
核实生产型企业是否具备开展加工、修理、修配业务所需的实际生产能力。
（三）视同自产货物退（免）税首次申报及异常情形核查
审核企业出口视同自产货物业务的经营状况，并核验其出口行为是否契合视同自产的相关规定。
（四）出口企业变更退（免）税办法
1.当企业退（免）税方式从免退税调整为免抵退税时，需确认其生产经营场所、设备、人员等实际经营状况与所申报的出口退（免）税业务需求相匹配。
2.若企业退（免）税方式由免抵退税转为免退税，应核实其是否已丧失生产能力且未再继续开展生产活动。
（五）案头审核未排除疑点或预警评估需实地核查
核查出口企业提供的疑点原因材料，确认其是否存在违规行为。
（来源：出口退税会计）
